En dépit de ses avantages indéniables, le choix de la signature électronique peut constituer un réel casse-tête pour les professionnels. En effet, parmi les nombreuses propositions disponibles sur le marché, il est essentiel de bien choisir son prestataire. Pour un usage simple, légal et compatible avec tous vos fichiers, privilégiez ce logiciel de signature électronique. Voici quelques pistes pour vous aider à bien choisir votre logiciel.
S’assurer que le logiciel est conforme à la réglementation
En raison de l’importance légale et juridique que détient la signature numérique, sa valeur incontestable est reconnue seulement si elle est numérisée grâce à un outil provenant d’un fournisseur agréé. Il est donc fondamental de vérifier si la solution choisie garantit le respect des lois. Pour cela, elle doit être conforme à la norme européenne sur l’identification électronique et les services d’authentification pour les transactions électroniques (elDAS) et au référentiel général de sécurité (RGS). Les dispositions prévues par ces institutions apportent davantage du crédit au format des logiciels de signature électronique. Pour faciliter l’accès de ce procédé aux entreprises, l’Union européenne a prévu une liste des états membres. Celle-ci comprend l’ensemble des fournisseurs certifiés en tant qu’organismes de confiance qui proposent un logiciel de signature électronique conforme aux exigences européennes.
Privilégier une solution souple et évolutive
Les entreprises ont tout intérêt à rechercher un dispositif de signature numérique qui soit flexible et évolutif. Dès l’entame de votre projet, si vous avez une idée claire des champs d’application de votre logiciel, il est fort probable que vous veuillez étendre son usage au fil des mois à de nouvelles fonctionnalités. La solution doit donc être souple et adaptable afin de vous faciliter les démarches administratives à tout moment, quels que soient vos besoins.
De plus, il convient que votre logiciel de signature numérique soit compatible avec vos multiples applications (logiciel de traitement de texte, de communication, etc.). En fonction de la taille de votre structure, il pourrait être nécessaire de rechercher un logiciel multi langages, mais avant tout, vérifiez qu’il a bel et bien la capacité de s’adapter aux contraintes législatives spécifiques de chaque pays.
Bénéficier des offres d’essais gratuites et lire les propositions commerciales
Les offres en matière de logiciel signature numérique sont vastes et variées. C’est pourquoi il est important de faire jouer la concurrence dès le démarrage de votre projet en sélectionnant l’outil le mieux adapté à vos besoins. Un grand nombre de prestataires proposent à leur clientèle une période d’essai gratuite de leur solution en vue de tester ses fonctionnalités. Cette offre n’est pas négligeable, car elle permet un libre accès à l’interface et vous aide à mieux vous familiariser avec l’outil. Avant de faire le choix de votre application, il est conseillé de bien cerner les divers éléments composant les conditions tarifaires. Vérifiez s’il s’agit d’un abonnement mensuel ou s’il existe également un forfait ou des coûts fixes pour chaque signature numérique apposée.